Office Assistant (NL-FR-EN)

En tant qu’Office Assistant, vous êtes le point de contact central qui veille au bon fonctionnement quotidien du bureau. Vous coordonnez les processus administratifs, gérez les services généraux et créez un environnement de travail professionnel. Vous soutenez également l’équipe de direction et vos collègues par une aide pratique et organisationnelle, et contribuez activement à l’amélioration des processus internes et de l’organisation du bureau.

• Accueillir les visiteurs externes et leur offrir un accueil chaleureux.
• Coordonner les activités du bureau, y compris la gestion des agendas, des salles de réunion et l’organisation d’événements professionnels, de formations et de réunions.
• Gérer les processus administratifs : communications entrantes et sortantes, correspondance et dossiers.
• Soutenir l’équipe de direction dans les rapports, la prise de notes et la préparation de présentations.
• Veiller au respect de la politique et des procédures du bureau. Conseiller les collaborateurs sur les questions liées au bureau.
• Soutenir les départements RH et Marketing dans des tâches pratiques et organisationnelles, notamment en facilitant la communication interne sur les activités et événements du bureau.
• Organiser les voyages et assurer le soutien logistique (vols, hôtels, transports).
• Servir de point de contact pour toutes les questions liées aux services généraux et gérer les fournitures de bureau, le matériel, le courrier, le nettoyage et l’aménagement. Dans ce cadre, gérer également les processus d’achat et le budget du bureau : demandes de devis, commandes et relations avec les fournisseurs.
• Apporter un soutien aux projets ad hoc et proposer des améliorations pour optimiser les processus administratifs.

• Excellente maîtrise du néerlandais, du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Vous êtes sociable, communicatif(ve) et un(e) véritable joueur/joueuse d’équipe.
• Vous maîtrisez le traitement professionnel des appels téléphoniques.
• Vous travaillez avec précision, de manière autonome et résistez au stress. Pour chaque problème, vous trouvez rapidement une solution !
• Vous êtes flexible, proactif(ve) et n’hésitez pas à prendre des initiatives lorsque cela est nécessaire.
• Vous êtes fort(e) en planification et en organisation.
• Vous disposez d’une première expérience et/ou d’un diplôme en Office Management.
• Vous êtes disponible à temps plein et prêt(e) à assurer une présence quotidienne au bureau.

• Vous rejoignez une équipe jeune et dynamique dans laquelle vous pouvez vous développer davantage. Nous proposons un parcours de formation, et vous pouvez également compter sur le savoir-faire et le coaching de vos collègues.
• Un emploi varié et stimulant avec de la place pour l’initiative, dans une entreprise jouissant d’une excellente réputation dans le secteur médical.
• Un environnement de travail motivant où bien-être et résultats vont de pair.
• Un contrat à durée indéterminée, complété par des avantages extralégaux tels que des chèques-repas, un téléphone portable avec abonnement, une assurance groupe AG (pension, décès et revenu garanti), une assurance hospitalisation DKV, une prime de pouvoir d’achat et des écochèques dans le cadre de la commission paritaire 200.

Envoyez votre CV et lettre de motivation à : Duomed Group – à l’attention de Mme Nele Coosemans – jobs.benelux@duomed.com. Qui sait, nous vous accueillerons bientôt comme notre nouvel(le) Office Assistant chez Duomed et vous contribuerez à votre tour à améliorer les soins aux patients.