Office Assistant (NL-FR-EN)

Als Office Assistant word jij het centrale aanspreekpunt dat ervoor zorgt dat het kantoor elke dag efficiënt draait. Je coördineert administratieve processen, beheert de facilitaire diensten en creëert een professionele werkomgeving. Daarnaast ondersteun je het management en collega’s met praktische en organisatorische hulp, en draag je actief bij aan het verbeteren van interne processen en de kantoororganisatie.

• Je onthaalt externe bezoekers en zorgt voor een warm welkom.
• Je staat in voor de coördinatie van kantooractiviteiten, waaronder agenda’s, vergaderruimtes en het plannen van zakelijke evenementen, trainingen en bijeenkomsten.
• Je staat in voor het beheer van administratieve processen: inkomende en uitgaande communicatie, correspondentie en dossiers.
• Je ondersteunt het managementteam bij rapportages, notuleren en het voorbereiden van presentaties.
• Je kijkt toe op de naleving van ons kantoorbeleid en de bijbehorende procedures. Je adviseert medewerkers over kantoorgerelateerde kwesties.
• Je ondersteunt HR en Marketing in praktische en organisatorische taken o.a. door het faciliteren van interne communicatie over kantooractiviteiten, evenementen, …
• Je staat in voor de organisatie van reizen en biedt logistieke ondersteuning hierin (vluchten, hotels, vervoer).
• Je fungeert als aanspreekpunt voor iedereen binnen de organisatie met betrekking tot facility en staat in voor het beheer van facilitaire diensten: kantoorbenodigdheden, apparatuur, postverwerking, schoonmaak en inrichting. In dit kader beheer je ook de inkoopprocessen en beheer je het kantoorbudget: offertes aanvragen, bestellingen plaatsen en leverancierscontact onderhouden.
• Je biedt ondersteuning bij ad-hoc projecten en denkt mee na en reikt verbetervoorstellen aan ter optimalisatie van de administratieve processen.

• Je beschikt over een zeer goede kennis van Nederlands, Frans en Engels. Dit zowel schriftelijk als mondeling.
• Je bent sociaalvaardig, communicatief en een echte teamplayer.
• Je bent bekwaam in professionele telefoonbehandeling
• Je werkt nauwgezet, zelfstandig en stressbestendig. Voor elk probleem weet jij in no-time wel een oplossing te vinden!
• Je bent flexibel en proactief en deinst niet terug om initiatief te nemen waar nodig.
• Je bent sterk in plannen en organiseren
• Je beschikt over een eerste ervaring en/of een diploma in Office Management.
• Je bent voltijds beschikbaar en deinst er niet voor terug om dagelijks aanwezig te zijn op ons kantoor.

• Je wordt deel van een jong en dynamisch team waarin je je verder kunt ontwikkelen. We bieden een opleidingstraject aan maar daarnaast kun je ook rekenen op de knowhow en coaching van je collega’s.
• Een gevarieerde en boeiende job met ruimte voor initiatief, in een bedrijf met een uitstekende reputatie in de medische wereld.
• Een uitdagende werkomgeving waarin welzijn en resultaten hand in hand gaan.
• Een contract van onbepaalde duur, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, gsm met abonnement, een AG-groepsverzekering (pensioen, overlijden en gewaarborgd inkomen), DKV-hospitalisatieverzekering, koopkrachtpremie en ecocheques binnen paritair comité 200.

Stuur je cv en motivatie naar: Duomed Group – t.a.v. Mevr. Nele Coosemans – jobs.benelux@duomed.com en wie weet verwelkomen we jou binnenkort als onze nieuwe Office Assistant bij Duomed en draag jij ook op jouw beurt bij aan betere zorg voor patiënten.