Als Teamleader Order Entry & Complaint Handling stuur je een team van een 8-tal medewerkers aan dat instaat voor de verwerking van bestellingen van verbruiksgoederen voor ziekenhuizen. Je zorgt samen met hen voor een vlotte afhandeling van klantenvragen (prijzen, levertermijnen, beschikbaarheden, …), klachten en retouraanvragen, en bewaakt de kwaliteit, servicegraad en klanttevredenheid. Je werkt nauw samen met afdelingen zoals Sales, Warehouse, Demand Planning en Finance.
Een meer concrete greep uit je takenpakket?
- Je neemt de dagelijkse operationele leiding over het Order Entry & Complaints Handling team. Dit houdt onder meer in het verdelen van taken, het opvolgen van prioriteiten en het bewaken van de workload. Je springt operationeel bij waar nodig.
- Je coach en motiveert je teamleaden en hebt oog voor hun ontwikkeling en prestaties. Samen met hen doe je er alles aan om jullie kennis en klantgerichtheid continu te verbeteren.
- Je waakt mee over de vlotte en tijdige orderverwerking van klantbestellingen, inclusief controle van prijzen, levertermijnen en beschikbaarheden.
- Je staat mee in voor het opvolgen en afhandelen van klachten en retouraanvragen volgens de interne procedures en in samenwerking met andere afdelingen.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt en escalatiepunt voor het team bij complexe dossiers of klantvragen.
- Je monitort de KPI’s zoals orderdoorlooptijd, foutenmarge, servicegraad en klanttevredenheid en neemt corrigerende acties waar nodig zoals het optimaliseren van processen en procedures binnen het team om efficiëntie en kwaliteit te verhogen.
- Je draagt mee zorg voor de correcte naleving van interne richtlijnen en kwaliteitsnormen, inclusief traceerbaarheid en compliance rond medische materialen.
- Je neemt actief deel aan overlegmomenten met de andere teamleaders en draagt op deze manier bij aan een uniforme en klantgerichte werking binnen het departement Customer Service.